Elektronische Rechnungen: 3 Tipps, um das Maximum herauszuholen

Im Vergleich zu Papierrechnungen lässt sich mit elektronischen Rechnungen schneller und einfacher arbeiten. In der Praxis gelingt es manchen Firmen jedoch aus diversen Gründen nicht, das Potenzial elektronischer Rechnungen voll auszuschöpfen. Im folgenden Artikel beschreiben wir daher dreierlei Tipps, mit denen Sie die Arbeit mit elektronischen Rechnungen automatisieren (oder zumindest deutlich vereinfachen) können.

Tipp Nr. 1: Nutzen Sie die beidseitige EDI-Kommunikation

EDI ist das zuverlässigste Mittel zum Versenden und Empfangen elektronischer Rechnungen. Wenn Sie und Ihr Geschäftspartner per EDI kommunizieren, senden sie einander elektronische Rechnungen in einem besonderen Format über Clouddienste (etwa über unser ORiON EDI), sodass der Großteil der Arbeit automatisch erfolgt.

Die größten Vorteile von EDI-Rechnungen:

• dank der Verknüpfung von EDI mit den übrigen Prozessen kann der Prozess der Rechnungserstellung automatisiert werden, sodass sie z. B. erst nach Erhalt einer Empfangsbestätigung für die Ware durch die Gegenseite ausgestellt werden,
• die erstellten Rechnungen werden in einem standardisierten EDI-Format direkt ans ERP der Gegenseite gesendet, und nicht im Anhang einer E-Mail,
• die erhaltenen EDI-Rechnungen werden nach bestimmten Regeln automatisch in Empfang genommen und können umgehend freigegeben werden, wenn die Rechnung beispielsweise der freigegebenen Bestellung und dem Wareneingangsschein entspricht,
• jede Rechnung kann automatisch mit einer elektronischen Signatur versehen werden,
• zu jeder Rechnung wird ein vollständiger Audit-Trail erstellt,
• während des gesamten Prozesses können die Unternehmen Kontroll- und Prüfnachrichten austauschen, die zum Empfang, zur Ablehnung, Bestätigung der Richtigkeit oder als Fehlermeldung dienen,
• alle Rechnungen können in einem elektronischen Archiv abgelegt werden.

Bei Standardtransaktionen haben Firmen mit Rechnungen und deren Verwaltung praktisch keinerlei Arbeit. Die für Rechnungen zuständigen Mitarbeiter übernehmen lediglich eine Kontrollfunktion und müssen in der Regel überhaupt nicht in den Prozess eingreifen.

Tipp Nr. 2: Erstellen Sie Rechnungen mithilfe von EDI, selbst wenn die Gegenseite nicht mit EDI arbeitet

Den Komfort der automatisierten Rechnungsstellung mittels EDI müssen Sie nicht einmal dann aufgeben, wenn Ihr Unternehmen mit EDI arbeitet, Ihr Geschäftspartner aber nicht. Bei unserer Lösung ORiON EDI steht der zusätzliche Dienst eFakturierung zur Verfügung, mit dem Rechnungen im EDI-Format erstellt und anschließend vom System ins jeweilige System überführt werden, wie es von der Gegenseite erfordert wird (typischerweise PDF oder ISDOC, aber auch XML oder CSV), und dem Kunden per E-Mail zugesendet werden. Bei Ihnen bleiben die Rechnungen aber im EDI-Format erhalten.

Die Rechnungen können mit einer elektronischen Signatur (im Falle der standardisierten Formate PDF oder ISDOC) versehen werden. Zudem bietet der Clouddienst die Möglichkeit, diese in einem elektronischen Archiv abzulegen. Im Gegensatz zur EDI-Kommunikation gibt es jedoch keinen vollständigen Audit-Trail, da beim Verschicken per E-Mail nicht kontrolliert werden kann, ob die Sendung auch korrekt zugestellt wurde. Bei den weniger gängigen Formaten XML oder CSV ist kein eindeutiger Standard für die elektronische Signatur festgelegt und wird daher nicht verwendet.

Tipp Nr. 3: Automatisieren Sie den Rechnungseingang

Obwohl EDI und eFakturierung den Rechnungsausgang vollständig abdecken, bieten sie keine Lösung für den Eingang elektronischer Rechnungen von einer Gegenseite, die nicht mit EDI arbeitet. Typischerweise handelt es sich um Regierechnungen oder Warenrechnungen in unstrukturierten Formaten.

In diesem Fall können die Rechnungen ausgelesen werden. Sie müssen Ihr E-Mail-Postfach einfach nur mit der Lösung zur Automatisierung des Rechnungseingangs (z. B. mit unserem iNVOiCE FLOW) verbinden, die dann die einzelnen Positionen aus den Eingangsrechnungen ausliest.

Nach der Anbindung ans Buchführungssystem oder ERP werden die Eingangsrechnungen automatisch ins System eingelesen, Sie haben alle Daten aus den ausgestellten und empfangenen Rechnungen unter Dach und Fach und können bequem damit arbeiten. Darüber hinaus können ähnlich wie bei EDI Regeln festgelegt werden, etwa dass die Eingangsrechnungen den Bestellungen zugeordnet und bei Übereinstimmung automatisch freigegeben und verbucht werden.  Ebenso steht Ihnen ein elektronisches Rechnungsarchiv zur Verfügung, und jede Rechnung bekommt ein Audit-Trail.

Dank der Synenergie von Cloudlösungen, die EDI und die Digitalisierung der sonstigen Rechnungen unterstützen, können alle Rechnungen schnell und einfach bearbeitet werden und bieten Vorteile wie eine genaue automatische Bearbeitung, die Zuordnung von Positionen und Kostenoptimierung.

Kann wirklich alles elektronisch ablaufen?

Dank der vollständigen Nutzung des Potenzials elektronischer Rechnungen müssen Dokumente nicht mehr in Papierform aufgehoben werden. Die tschechischen Rechtsvorschriften (namentlich das Gesetz 235/2004 GBl. über die Umsatzsteuer) ermöglichen es Unternehmen, mit elektronischen Rechnungen zu arbeiten.

Eine Bedingung ist die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit des Dokuments über die gesamte Archivierungsdauer, was durch die beschriebenen Methoden gewährleistet ist.

Wenn Sie gerne mehr über das Potenzial der elektronischen Rechnungslegung in Ihrer Firma erfahren möchten, können Sie sich bei einem unserer Webinare anmelden, die wir regelmäßig anbieten. Oder aber Sie melden sich gleich bei uns und wir vereinbaren ein Beratungsgespräch, bei dem wir genauer auf das Thema eingehen können. Mit der elektronischen Rechnungslegung haben wir jahrelange Erfahrung und können Firmen maßgeschneiderte Lösungen anbieten.