Was tun bei problematischen Rechnungen? Wie man die Vorteile der Automatisierung nutzen kann

Das manuelle Übertragen von Rechnungen dauert, ist fehleranfällig und eine zusätzliche Belastung für das Buchhaltungsteam. Das automatische Auslesen kann den Prozess erheblich beschleunigen, funktioniert aber nicht immer fehlerfrei. Wie kann man manuelle Korrekturen vermeiden und zugleich die Kosten für teure Dienstleistungen sparen, die man gar nicht benötigt?

Jeden Monat treffen Unmengen von Rechnungen bei Ihnen ein – einige kommen per E-Mail oder PDF, andere wiederum in ISDOC, manchmal sendet man Ihnen Scans oder sogar Fotos übers Handy. Und allesamt müssen in Ihr Buchhaltungssystem. Manuelles Eintragen geht langsam, ist ermüdend und fehleranfällig. Das automatische Auslesen (also eine Methode, die aus Rechnungen wichtige Daten ausliest und ans System weiterleitet) ist eine tolle Sache. Leider unterlaufen dabei hin und wieder Fehler.

Woran liegt das?

Auslesetechnologien wie OCR eignen sich hervorragend für Standardrechnungen. Wenn aber der Lieferant einen ungewöhnlichen Dokumentenaufbau hat, ein anderes Format oder sogar eine geringe Druckqualität, kann das System Fehler machen. Und dann? Die Rechnung muss von Hand kontrolliert und korrigiert werden. Alsogenau das, was Sie eigentlich umgehen wollten.

Diemeisten Firmen haben im Grund zwei Möglichkeiten:

1. Sie müssen sich damit abfinden, dass ein gewisser Prozentsatz der Rechnungen manuell überprüft werden muss.
2. Oder sie rüsten auf eine teurere Dienstleistung um, die besser mit problematischen Rechnungen umgehen kann, aber die Kosten für den gesamten Prozess in die Höhe treibt.

Keine der Varianten ist ideal. Daher bietet iNVOiCEFLOW eine Lösung, bei der das Beste aus beiden Ansätzen kombiniert wird.

Smartes Auslesen: drei Dienstleistungen in Einem

iNVOiCE FLOWbietet drei verschiedene Auslesedienste, die nach Bedarf kombiniert werden können. Das heißt Sie sind nicht nur auf eine Dienstleistung für alle Rechnungen angewiesen, sondern können das System stattdessen smarter einsetzen:

1. Beginnen Sie mit der günstigsten Dienstleistung, die mit den meisten Rechnungen ohne Probleme zurechtkommt.
2. Wenn Rechnungen Fehler aufweisen, finden wir heraus, wo das Problem wiederholt auftritt.
3. Für diese Problemfälle setzen wir einen genaueren Auslesedienst ein, der damit besser zurechtkommt  – und wir setzten ihn nur dort ein, wo es wirklich notwendig ist.

So können Sie die Erfolgsrate beim Auslesen deutlich verbessern und zahlen nicht teurere Dienstleistungen, wo es nicht erforderlich ist.

Wasbedeutet das in der Praxis?

• Die meisten Rechnungen werden automatisch ohne Fehler ausgelesen.
• Bei den komplizierteren Fällen kommt eine fortgeschrittenere Version zum Einsatz, aber nur dort, wo es nötig ist.
• ‍Ihre Mitarbeiter sparen Zeit für die Kontrolle und Korrektur von Rechnungen.
• Und Sie zahlen keine zu hohen Beträge für fortgeschrittene Dienstleistungen für alle Dokumente.

Darüber hinaus läuft alles in einer Cloudlösung, sodass Sie sich um nichts kümmern müssen. Das System erkennt selbst, wann es welche Methode anwenden muss, und sorgt im Hintergrund dafür, dass alles möglichst effektiv abläuft.

Stellen Sie es schlau an

Das Auslesen von Rechnungen ist nicht perfekt – aber wenn man es schlau anstellt, spart man viel Zeit und Sorgen. Mit iNVOiCE FLOW müssen Sie sich nicht zwischen einer günstigen, aber ungenauen, und einer teureren Dienstleistung entscheiden. Sie können beides haben – effektiv und ohne zusätzliche Kosten.

Wollen Sie sehen, wie iNVOiCE FLOW in Ihrer Firma funktionieren könnte? Melden Sie sich bei uns – wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie die Sache angehen könnten.

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