Effektive Bearbeitung des Rechnungseingangs durch Einsatz mehrerer Extraktionsdienste

Automatisches Auslesen der Angaben aus Steuerbelegen (Rechnungen, Quittungen etc.) erspart Firmen jede Menge Zeit. Leider unterlaufen dabei immer wieder Fehler. Unsere cloudbasierte Lösung iNVOiCE FLOW bietet daher drei verschiedene Extraktionsdienste an, mit deren Kombination problematische Rechnungen ausgemerzt werden können. Dies erhöht die Erfolgsquote der Datenextraktion.

Wie funktionieren Extraktionsdienste im Allgemeinen

Extraktionsdienste dienen der Digitalisierung des Eingangs von Steuerdokumenten (meist Rechnungen oder Quittungen) in unstrukturierten Formaten – in der Regel PDF, PNG, JPEG, ISDOC oder TIFF.

In der Praxis funktioniert das so, dass ein spezielles E-Mail-Postfach eingerichtet wird, das mit dem Auslesedienst verbunden ist. Sobald ein Dokument in dieser Mailbox eintrifft, liest der Extraktionsdienst mit Hilfe von Software (meist OCR, OMR oder ICR) automatisch die Daten des Dokuments aus und leitet sie an das betriebliche Informations- oder Buchhaltungssystem weiter.

Neben dem Auslesen selbst können auch weitere Dienste wie etwa ein Freigabeworkflow, eine elektronische Dokumentenarchivierung oder auch die Anbindung an das Buchhaltungssystem genutzt werden.

Extraktionsdienste funktionieren leider nicht zu 100 %

Die Schwierigkeit besteht jedoch darin, dass diese Erkennungssoftware keine 100%ige Erfolgsquote hat. Daher muss der Mitarbeiter nach dem Auslesen die Daten aus dem Dokument oft manuell überprüfen und gegebenenfalls ergänzen oder korrigieren. Die meisten Fehler unterlaufen wiederholt bei Rechnungen von einem oder einigen wenigen Lieferanten, mit denen der Extraktionsdienst einfach nicht zurechtkommt.

In einer solchen Situation hat man zwei Möglichkeiten.

1. Entweder nimmt man es hin, dass der Extraktionsdienst immer eine gewisse Anzahl von Rechnungen falsch ausliest, sodass die Mitarbeiter gezwungen sind, diese Dokumente manuell zu prüfen und zu korrigieren,
2. oder aber man steigt auf einen besseren (und daher teureren) Extraktionsdienst um, der „problematische“ Rechnungen besser verarbeiten kann.

Beide Optionen erhöhen die Kosten der Dokumentenextraktion, was unter Umständen die finanzielle Tragbarkeit des gesamten Projekts gefährdet.

Jetzt haben Sie die Möglichkeit, mehrere Dienste auf einmal zu kombinieren

Wir bei GRiT reagieren auf diese Situation, indem wir im Rahmen der Lösung iNVOiCE FLOW eine Auswahl von drei Extraktionsdiensten gleichzeitig anbieten. Der Vorteil dabei ist, dass nicht ein bestimmter Dienst für alle Dokumente angewendet werden muss, sondern Dienste ganz nach Bedarf kombiniert werden können.

Da alle drei Dienste in etwa eine gleich hohe Erfolgsquote bei der Extraktion garantieren, ist es am besten, wenn Sie sich anfangs für den günstigsten Dienst entscheiden. Im Laufe der Zeit werden sich dann Lieferanten herauskristallisieren, deren Dokumente immer wieder Fehler bei der Datenextraktion aufweisen. Auf Grundlage dieser Informationen werden wir die Dokumente der „problematischen“ Lieferanten analysieren, sie mit anderen Extraktionsdiensten testen und einen Dienst entwickeln, der diese Dokumente besser verarbeiten kann.

Dieser zweite Extraktionsdienst wird jedoch nur bei „problematischen“ Dokumenten angewendet. Und selbst wenn der jeweilige Dienst teurer ist, wirkt sich dies kaum auf die Gesamtkosten der Extraktion aus. Dank dieses Ansatzes steigt die Erfolgsquote der Dokumentenextraktion, die sich auch für Unternehmen zu lohnen beginnt, die eine Extraktion wegen ihrer Fehleranfälligkeit bisher vermieden haben.

Selbst wenn Sie mehrere Extraktionsdienste kombinieren, haben Sie alles unter einer Cloud-Lösung und werden aus Nutzersicht nicht merken, dass die Software mit mehreren verschiedenen Diensten im Hintergrund arbeitet.

Wenn Sie iNVOiCE FLOW näher kennenlernen oder ausprobieren möchten, lassen Sie es uns bitte wissen. Wir zeigen Ihnen gerne, wie diese Lösung in anderen Unternehmen funktioniert und beantworten Ihre Fragen.

‍