Fragen Sie sich, in was Sie investieren sollten? Mit einer Digitalisierung können Firmenkosten langfristig gesenkt werden

Nach unserer Umfrage vom März 2023 wollen 59 % der Firmen in Tschechien in eine Technologie mit schneller Rentabilität investieren, um ihre Kosten zu senken. Wenn auch Sie überlegen, in welche Technologien Sie am Ende des Steuerjahres investieren könnten oder was Sie für das kommende Jahr im Haushalt einplanen sollten, bieten wir Ihnen im folgenden Artikel Anregungen. Wir gehen darin auf fünf häufige Probleme ein, die Firmen mithilfe einer Digitalisierung loswerden und somit Hunderttausende bis Millionen Kronen im Jahr sparen können.

1. Stundenlanges manuelles Eingeben von Dokumenten

Firmen, die Dokumente per E-Mail, mit der Post oder über WhatsApp erhalten, verbringen mehrere Stunden im Monat damit, die in den Dokumenten enthaltenen Angaben in die Buchhaltungssoftware oder ins ERP einzupflegen. Eine öde Beschäftigung, die noch dazu fehleranfällig ist. Je nach Dokumentenvolumen kostet das Eingeben die Firmen bis zu Hunderte Stunden Arbeit im Monat.  Mit der Automatisierung dieser Tätigkeit kann man bis zu mehrere Millionen Kronen im Jahr sparen.

Es gibt mehrere Wege, wie man das manuelle Eingeben loswerden kann. Firmen mit einer großen Zahl von Lieferanten und einem großen Rechnungsvolumen implementieren EDI – eine Technologie für den elektronischen Austausch von Bestellungen, Lieferscheinen oder Rechnungen in einem strukturierten Format. Mit EDI werden u. a. die in den Dokumenten enthaltenen Angaben automatisch ins betriebliche Informationssystem übertragen.

Der Onlinehandel Muziker spart seit seinem Umstieg auf EDI Dutzende Stunden im Monat.

Firmen nutzen EDI vor allem zum Austausch von Dokumenten, die mit Waren verbunden sind. Für die übrigen Eingangsrechnungen kommt OCR-Software zum Einsatz. Diese liest aus den per E-Mail gesendeten Dokumenten automatisch die Daten aus und bereitet sie für das Einfügen ins betriebliche Informationssystem auf. Der Mitarbeiter kontrolliert die Richtigkeit der Angaben und gibt sie frei.

2. Langwierige Freigabe von Dokumenten und Dokumentenverlust

Eine hohe Rechnung vom Lieferanten ist eingetroffen. Das bedeutet in manchen Firmen, dass der zuständige Mitarbeiter drei Manager in der Firma abklappern muss, um sie um eine Freigabe und ihre Unterschrift zu bitten.  Wenn dies regelmäßig der Fall ist, entsteht Chaos. Die Rechnungen bleiben lange auf dem Schreibtisch liegen oder gehen im Laufe des Freigabeprozesses verloren und landen nicht in der Buchhaltung. Die Lieferanten schicken Mahnungen und die Mitarbeiter müssen sich mit Problemen herumärgern, statt sich ihrer eigentlichen Arbeit zu widmen, sodass die Firma Geldverluste macht und der Cashflow leidet.

Die physische Dokumentenfreigabe kann durch einfache Tools zur elektronischen Freigabe im Browser ersetzt werden.  Im System werden (je nach Betrag) Freigabeprozesse für verschiedene Dokumententypen eingestellt, und sobald eine Rechnung eintrifft, wird sie vom System an die erste freigabeberechtigte Person weitergeleitet. Diese erhält eine Benachrichtigung per E-Mail, die Rechnung wird geöffnet und mit nur einem Klick freigegeben, wodurch sie an die nächste freigabeberechtigte Person weitergeleitet wird. Alles läuft schneller und übersichtlicher ab und die Dokumente gehen nicht verloren.

Eine ähnliche Lösung verwendet man beispielsweise bei JABLOTRON ALARMS, wo der Freigabeprozess von Tagen auf Stunden verkürzt werden konnte.

3. Regale voller Papierdokumente und hohe Druckkosten

Sie erhalten die Dokumente auf elektronischem Wege, aber drucken sie anschließend aus und heften Sie in einem Ordner ab. Wenn Sie auf diese Weise täglich Dokumente im zwei- oder dreistelligen Bereich bearbeiten müssen, bedeutet das zusätzliche Arbeit, und Sie verschwenden Geld für Papier, Druck und eventuell auch Regale und Räumlichkeiten zur Lagerung der Dokumente. In großen Firmen können diese Kosten bis zu Zehntausende Kronen im Monat betragen.

Viele Tools – von ERP-Systemen über EDI bis hin zu Tools für die elektronische Freigabe – ermöglichen heute eine sichere elektronische Archivierung von Dokumenten im Einklang mit den Rechtsvorschriften.  Wenn man darüber hinaus Dokumente elektronisch erfasst, kann man in weniger als einer Minute ein beliebiges Dokument herausfiltern, ohne lange in Aktenordnern blättern zu müssen.

4. Langwierige Erstellung von Bestellungen

Im Lager hat eine Digitalisierung erhebliche Auswirkungen auf Kosten und Effektivität der Arbeit. Ein typisches Szenario sieht wie folgt aus: Jeden Morgen drucken die Mitarbeiter im Lager Bestellungen aus, kommissionieren einen Posten nach dem anderen Posten und laufen sich dabei die Füße wund⁠.

Wo sich welche Ware befindet, speichern die Lageristen oft nur in ihrem Kopf ab. Wenn sie erkranken oder die Firma verlassen, muss sich das neue Personal erst einmal einarbeiten. Diese Arbeitsweise funktioniert vielleicht in kleineren Lagern, wenn jedoch die Firma wächst oder aber in Zeiten mit hoher Auslastung, müssen immer mehr Mitarbeiter im Lager eingestellt werden oder es muss eine smarte Lösung her.

Zur Effektivierung des Versands dienen Barcodelesegeräte und Lagerverwaltungssystem (WMS). Die Kommissionierung erfolgt so, dass die Bestellungen an die Barcodeleser oder Smartphones der Lagermitarbeiter gesendet werden, die diese nach und nach abarbeiten. Das WMS leitet sie zur richtigen Ware und ermöglicht es ihnen, gleich mehrere Waren auf einmal zu kommissionieren. Dank dieser Prozesse können Bestellungen um ein Vielfaches schneller zusammengestellt werden. Die Firmen benötigen weniger Personal im Lager, und sparen dadurch Zehntausende Kronen im Monat.

5. Hohe Fehlerquote im Lager

Wenn die Lagermitarbeiter Bestellungen abarbeiten und unter gleichen Sweatshirts nach der richtigen Größe suchen, unterlaufen ihnen leicht Fehler – und die Behebung eines jeden Fehlers bereitet zusätzliche Arbeit.

Auch in diesem Fall hilft das WMS. Die Lagermitarbeiter werden mithilfe des Lesegeräts zur bestellten Ware geleitet. Nach dem Einlesen des Barcodes wird bestätigt, dass der Lagermitarbeiter nach dem richtigen Stück gegriffen hat. Somit werden praktisch keine Fehler gemacht, sodass die Fehlerquote in Lagern mit WMS unter 1 % beträgt.

Diese Art von Lösung hat zum Beispiel der Barefoot-Onlineshop Bosonožka eingeführt. Seither konnte die Abwicklung von Retouren um 65 % beschleunigt werden.

Wie man eine Investition im Bereich Digitalisierung angeht

Wenn Sie in die genannten Technologien investieren und keine Fehler machen wollen, melden Sie sich bei uns. Wir haben Hunderten Firmen in Tschechien erfolgreich zur Digitalisierung verholfen und helfen gerne auch Ihnen.

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