Anleitung für Lieferanten: 5 unerlässliche Schritte beim Umstieg auf EDI

Wenn Sie große Onlineshops und -ketten mit Ihren Waren beliefern möchten, werden viele Abnehmer einen elektronischen Datenaustausch von Ihnen verlangen. Zumindest bei Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen. Die Umstellung auf EDI erfolgt in fünf Schritten, die wir Ihnen in diesem Artikel vorstellen möchten.

1. Zuerst gilt es herauszufinden, welche Anforderungen der Abnehmer an die EDI-Kommunikation stellt

Die Anforderungen der Abnehmer unterscheiden sich z. B. in den Nachrichtentypen, die ausgetauscht werden sollen. Die absolute Mehrheit fordert folgende drei EDI-Nachrichten:

• Bestellungen (ORDERS),
• Lieferscheine (DESADV),
• und Rechnungen (INVOIC).

Einige Abnehmer wünschen jedoch noch weitere EDI-Nachrichten, wie etwa Lagerbestandsberichte (INVRPT) oder Wareneingangsmeldungen (RECADV).

Darüber hinaus werden je nach Abnehmer Angaben in den Dokumenten in unterschiedlicher Form verlangt. Der Grund ist, dass diese im Einklang mit den internen Prozessen vom jeweiligen ERP-System richtig bearbeitet werden können – so können zum Beispiel unterschiedliche Einheiten (Stück, Paletten etc.) oder verschiedene Reihenfolgen der Positionen verlangt werden.

Zudem muss jedes Dokument mit einer GLN-Nummer der Betriebsstätte gekennzeichnet sein, an die es gesendet wird. Rechnungen z. B. werden für gewöhnlich mit der Nummer der Zentrale gekennzeichnet, die Lieferscheine wiederum mit der Nummer des Lagers oder der Verkaufsstelle, an die sie geliefert werden.

Zu Beginn der Zusammenarbeit müssen Sie also beim Abnehmer erfragen:

• den EDI-Nachrichtentyp, der ausgetauscht werden soll,
• die formalen Anforderungen an EDI-Nachrichten
• sowie einen Überblick über die GLN-Nummern der Abnahmestellen des Abnehmers.

Im Interesse des Abnehmers ist es, Ihnen diese Informationen von allein zu geben, ohne dass Sie diese aktiv einholen müssen. Die meisten Abnehmer erstellen zu diesen Zwecken eine Webseite für Lieferanten, auf der diese Informationen zu finden sind. Oder man schickt Ihnen zu Beginn der Zusammenarbeit eine E-Mail oder Dokumentation mit genauen Anweisungen.

Mit der Einstellung der EDI-Nachrichten, damit sie die Bedingungen des Abnehmers erfüllen, hilft Ihnen später der EDI-Provider.

2. Wählen Sie eine geeignete EDI-Lösung und einen geeigneten Provider

EDI ist zwar ein einheitlicher internationaler Standard für die elektronische Kommunikation, aber jeder Provider entwickelt dafür eine eigene Lösung. Das ist wie bei Laufschuhen – man kann in allen laufen, aber je nach Marke unterscheiden sie sich in Optik und Parametern.

Wenn Sie nicht in ein eigenes EDI-Team und den Betrieb von Datenzentren investieren möchten (kleine und mittlere Lieferanten verfügen in der Regel weder über das Geld noch über die Kapazitäten), ist eine Cloudlösung eines EDI-Providers zu empfehlen.

Die Entscheidung, ob Sie eine volle Integration von EDI in Ihr ERP-System wünschen (falls Sie eines haben), oder ein sog. webEDI für Browser nutzen, richtet sich nach der Anzahl von Dokumenten, die monatlich ausgetauscht werden sollen. Wenn Sie nicht sicher sind, hilft Ihnen der EDI-Provider bei dieser Frage gerne weiter.

• Ersteres kommt bei Firmen zur Anwendung, die mit einer größeren Zahl von Geschäftspartner per EDI kommunizieren und mit ihnen im Monat  Dokumente in einem zweistelligen Bereich und mehr austauschen. Der Provider integriert EDI in Ihr betriebliches Informationssystem, sodass Sie damit in einer Umgebung arbeiten, die Ihnen vertraut ist.
• WebEDI hingegen wird besonders von kleinen Firmen genutzt, die mit ihren Abnehmern einzelne oder Dokumente im niedrigen zweistelligen Bereich austauschen.  Es ist auf für Firmen geeignet, die kein betriebliches Informationssystem (ERP) besitzen. Die Anmeldung bei webEDI erfolgt über den Browser, in dem Dokumente empfangen und erstellt werden können.

Cloudbasierte EDI-Lösungen werden von vielen Providern im In- und Ausland angeboten. Wir empfehlen, bei mehreren Providern anzufragen und deren Angebote zu vergleichen. Doch auch der Abnehmer selbst kann Ihnen einen EDI-Provider empfehlen, mit dem er gute Erfahrungen gemacht hat.

Als Lieferant sollten Sie vor allem in Erfahrung bringen:

• ob Ihr Provider in der Lage ist, EDI an den gewünschten Abnehmer abzubinden,
• an welche weitere potenzielle Abnehmer er sie anbinden könnte,
• wie viel die jeweilige Lösung kostet
• und ob es sich um ein stabiles Unternehmen handelt, das bereits Erfahrungen bei der Anbindung von EDI mit vergleichbaren Lieferanten wie Ihnen vorweisen kann.

3. Sorgen Sie für eine stabile Internetverbindung

Das mag Ihnen selbstverständlich erscheinen, dennoch wird dieser Schritt von manchen Lieferanten unterschätzt. Damit EDI funktioniert, braucht man einen stabilen und zuverlässigen Internetzugang. Bei einem Ausfall kommt der Datenaustausch zum Erliegen, und nicht alle Abnehmer bieten für ähnliche Fälle einen alternativen Weg.

4. Besorgen Sie sich Identifikationsnummern für Ihre Firma und Handelseinheiten

Bei der EDI-Kommunikation kommen bei der Kennzeichnung von Subjekten und Waren Einheitsstandards der unabhängigen globalen Organisation GS1 zur Anwendung. Subjekte werden mit GLN-Nummern (Global Location Number) gekennzeichnet, Waren wiederum mit GTIN-Nummern (Global Trade Item Number, auch bekannt als EAN-Strichcodes).

Registrieren Sie sich daher bei der EDI-Anbindung auf den Internetseiten von GS1 Czech Republic. Nach Entrichtung einer Einstiegsgebühr und der Wahl eines Tarifs, der sich nach Ihrem Bedarf richtet, erhalten Sie eine GLN sowie einen Satz von GTIN-Nummern, die Ihren Betriebsstätten und Waren zugeordnet werden.

Für Ihr Unternehmen erhalten Sie eine GLN Typ 1, die an die IdNr. gebunden ist und in der Regel den Unternehmenssitz kennzeichnet. Wenn Sie weitere Betriebsstätten wie zum Beispiel Lager oder Verkaufsstellen haben, bilden Sie aus der vergebenen 13-stelligen Nummer eine GLN Typ 2. GLN-Nummern sind für die EDI-Kommunikation entscheidend, da sie der Identifikation von Subjekten in allen EDI-Nachrichten dienen.

Die GTIN (EAN) dient der Warenidentifikation in der EDI-Kommunikation. Jeder Artikel, den Sie verkaufen, muss mit einer eindeutigen Nummer gekennzeichnet sein. Dies gilt auch für gleiche Produkte, die sich zum Beispiel durch Farbe oder Größe unterscheiden.

5. Implementieren Sie die EDI-Lösung

Bei der Implementierung von EDI begleitet Sie Ihr Provider.  Er hilft Ihnen bei der Einführung der Lösung in Ihrem Unternehmen, leitet die Kommunikation mit dem Abnehmer ein und testet gemeinsam mit Ihnen den Eingang, das Senden und die Richtigkeit der geforderten EDI-Nachrichten. Rechnen Sie aber damit, dass der Provider auch Ihre Anbindung verlangen wird. Vor allem bei der vollen Integration von EDI ins ERP-System müssen die Schritte mit der IT-Abteilung Ihres Unternehmens abgestimmt werden.

Wenn alles in Ordnung ist, lassen Sie den Abnehmer wissen, dass Sie für den elektronischen Datenaustausch bereit sind.

Manche Abnehmer fordern in dieser Phase noch einen eigenen Testlauf, bei dem Dokumente neben EDI auch per E-Mail oder in Papierform ausgetauscht werden. Sobald sich beide Seiten davon überzeugt haben, dass der Datenaustausch funktioniert, geht man in den Normalbetrieb über, in dem nur noch EDI-Nachrichten ausgetauscht werden.

Wir sind Ihnen bei der EDI-Implementation behilflich

Wenn Sie Interesse an einer Beratung bei den einzelnen Schritten haben oder Sie mehr über den Umstieg auf EDI wissen wollen, dann melden Sie sich bei uns. Beim elektronischen Datenaustausch waren wir als Partner bei der Digitalisierung mehr als 3000 Firmen in Tschechien, der Slowakei und anderswo in Europa behilflich.

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